Gevoelsmatig zou je na verschillende herinneringen en aanmaningen dit per direct willen doen; je baalt dat die factuur openstaat en je ziet dat dit invloed heeft op je cashflow. Toch knaagt er ook iets, want ergens zit dat gevoel, dat stukje angst dat je de relatie met je klant verstoort. Tegenstrijdig voelt dat, want je weet dat je recht hebt op dat geld.

Hier zijn 5 tips welke jou kunnen helpen om een beslissing te nemen wat goed voelt:

1. Is de opvolging van herinneringen/aanmaningen strikt geweest?
   Heb je lang gewacht met herinneren? Jouw beleid met betrekking tot opvolging van het debiteurenbeheer is een weerspiegeling van het betaalgedrag van jouw klant. 

2. Is de inhoud van jouw herinnering/aanmaning helder?
   Het klinkt logisch, maar de praktijk laat vaak anders zien. Maak duidelijk over welke factuur het gaat, het bedrag, vervaldatum en binnen welke termijn de factuur moet worden betaald.  Gebruik geen 1^e of 2^e herinnering. Het impliceert dat er nog een volgende herinnering komt.

3. Hoe ga je met betaaltermijnen om?
   Indien binnen de termijn niet wordt betaald, volg dan meteen op met een volgende herinnering. Immers, je stelt niet voor niets een termijn. Als je bij wijze van spreken de volgende herinnering pas drie weken later stuurt, zal de klant (on)bewust jouw betalingscondities niet serieus nemen en jou factuur onder aan de stapel leggen en facturen van bedrijven betalen die wel het debiteurenbeheer strikt opvolgen.

4. Hoeveel herinneringen/aanmaningen stuur je?
   Wij komen wel eens bedrijven tegen die maar liefst zes herinneringen/aanmaningen sturen. Een advies zou zijn om twee herinneringen te sturen en één laatste aanmaning. Ga eens bij jezelf na. Indien je twee herinneringen van een bedrijf ontvangt, dan kom je in actie. Of je bent het niet eens met de factuur of je hebt de middelen niet om te betalen. Meer dan drie herinneringen/aanmaningen zal niet de kans vergroten dat tot betaling wordt overgegaan.  

5. Wat doe je als betaling uitblijft?
   Neem telefonisch contact op of stuur een mail en probeer te achterhalen waarom betaling uitblijft. Maar vergeet ook niet om een termijn te stellen dat de klant met een reactie moet komen en de consequentie dat als er geen betaling of reactie komt, de factuur wordt overgedragen aan een incassobureau.

Betaling blijft uit?

Als je voorgaande tips hebt uitgevoerd, dan zal het gevoelsmatig meer kloppen dat je het besluit neemt om de factuur ter incasso uit handen te geven. Een tevreden klant betaald omdat je waarde hebt gecreëerd. Dan blijven er twee opties over. De klant kan de factuur niet betalen of er is onvrede. Heb je de onvrede opgelost, dan blijft de enige optie over om de factuur uit handen te geven. Wees bewust dat elke actie die je in tijd besteedt om de factuur betaald te krijgen een  verliespost is op de factuur. Helemaal zuur als je marges klein zijn. 

Meer informatie?

Neem contact op met één van onze specialisten die jou graag verder helpen.