Facturen blijven steeds vaker openstaan als gevolg van een betalingsgeschil. Wat is een betalingsgeschil? Dat betreft een dispuut over een factuur, waardoor deze niet wordt betaald. In dat geval beschikken wij over een team van gespecialiseerde bedrijfsjuristen die dit geschil voor u oplossen en uw niet betaalde rekening alsnog met juridische middelen incasseren.

De reden van een betalingsgeschil

De reden van een betalingsgeschil is meestal uiteenlopende verwachtingen over kwaliteit en prestaties, waardoor de klant meent dat hij niet hoeft te betalen.

Bij contracten tussen twee bedrijven (B2B) kunnen dergelijke technische geschillen snel escaleren tot juridische conflicten. Oplossing van deze geschillen wordt soms bemoeilijkt doordat partijen lijnrecht tegenover elkaar staan en de frustraties steeds verder toenemen.

Praktijkvoorbeeld

Een recent voorbeeld van een praktijkcasus is een betalingsgeschil tussen een leverancier van industriële vloeren, een groot logistiek bedrijf, en een keukenbedrijf. De leverancier had een vloer geleverd aan een vloerenbedrijf.

Deze leverancier schakelde ons in om zijn openstaande rekening te innen. Bij de intake bleek echter dat er sprake was van een dispuut over deze nota, waardoor een grondiger, juridische aanpak nodig was om incasso van deze rekening te realiseren.  

Dit geschil draait om de vraag of de geleverde epoxyvloer voldoet aan de contractuele afspraken. Daarmee staat of valt de betalingsverplichting van het vloerenbedrijf.  

De casus

Het vloerenbedrijf sloot een overeenkomst met de leverancier voor het leveren en installeren van een hoogwaardige epoxyvloer in een nieuw distributiecentrum. De opdracht betrof een investering van enkele tonnen, met een laatste betaaltermijn van €50.000 na oplevering.

Na afronding van de werkzaamheden ontstond echter een juridisch conflict:

• Het vloerenbedrijf claimt dat de vloer niet aan de afgesproken specificaties voldoet. Er zouden oneffenheden en scheurtjes aanwezig zijn; ook zou de belastbaarheid lager zijn dan overeengekomen;
• De leverancier betwist deze klachten en beweert dat de vloer wel degelijk conform de overeengekomen technische specificaties is aangelegd;
• Het vloerenbedrijf weigert om de laatste termijn te betalen en eist schadevergoeding en herstelwerkzaamheden;
• Het vloerenbedrijf dreigt met een juridische procedure wegens reputatieschade (omzetschade) en weigert om de factuur te betalen.

Dit conflict illustreert een veelvoorkomend probleem in B2B-relaties: technische discussies die uitmonden in betalingsgeschillen.

Belangrijke juridische en commerciële overwegingen

1. Technische specificaties en contractuele duidelijkheid

Een van de kernpunten in dit geschil is de vraag of de vloer voldoet aan de contractueel vastgelegde kwaliteitseisen. In veel B2B-contracten worden specificaties vastgelegd in technische documenten of bestekken. Echter, onduidelijkheid over interpretatie kan alsnog tot geschillen leiden. Dit onderstreept het belang van gedetailleerde en ondubbelzinnige contracten, waarin:

2. De rol van kwaliteitscontroles en acceptatieprocedures

Veel conflicten over betalingen kunnen worden voorkomen door heldere afspraken over de oplevering en acceptatie. Als het vloerenbedrijf een acceptatieprotocol of opleverformulier had ondertekend waarin werd bevestigd dat de vloer aan de eisen voldeed, zou zijn verweer niet steekhoudend zijn geweest (artikel 7:758 BW). Anderzijds, als er objectieve tests of inspectierapporten zijn die de gebreken aantonen, kan dit de positie van het vloerenbedrijf versterken.

3.  Betalingsverplichtingen en opschortingsrecht

De weigering van het vloerenbedrijf om de laatste termijn te betalen moet juridisch o.a. worden beoordeeld aan de hand van het opschortingsrecht (artikel 6:52 BW). Dit recht biedt een partij (in dit geval het keukenbedrijf) de mogelijkheid om een betalingsverplichting uit te stellen wanneer de leverancier zijn verplichtingen niet is nagekomen.

Echter, als de gebreken niet ernstig genoeg zijn is het opschorten van betaling niet toegestaan. Ook moet het deel van de factuur dat wordt opgeschort in redelijke verhouding staan tot de gestelde gebreken (artikel 6:262 BW).

4. Alternatieve geschillenbeslechting en de rol van een deskundige

Om lange en dure juridische procedures te vermijden, is het verstandig om een onafhankelijke deskundige in te schakelen om de technische gebreken te beoordelen. Een rechter beschikt namelijk niet over de bouwkundige kennis om dit te beoordelen. Dit kan gebeuren via:

5. Advies voor leveranciers

• Zorg voor waterdichte contracten met gedetailleerde technische specificaties en heldere betalingsvoorwaarden;
• Implementeer duidelijke opleverings- en acceptatieprocedures om discussies achteraf te voorkomen;
• Overweeg juridische stappen zorgvuldig en weeg de kosten van een procedure af tegen de financiële en zakelijke belangen.

6. Advies voor vloerenbedrijven

• Inspecteer geleverde producten en diensten grondig voordat de laatste betaling wordt gedaan.
• Leg gebreken direct vast met bewijsmateriaal, zoals inspectierapporten of onafhankelijke deskundigenadviezen.
• Maak gebruik van alternatieve geschillenbeslechting om verdere escalatie te vermijden en kosten te beperken.

7. Grootste deel van de factuur geïncasseerd

In dit geval hebben wij een bindend adviseur van het NIVRE (Nederlands Instituut voor Register Experts) in de arm genomen, door beide partijen benoemd. Deze bindend adviseur heeft beoordeeld dat de vloer grotendeels voldeed aan de eis van goed en deugdelijk werk. Een paar kleine gebreken moesten worden opgelost. Daarvoor heeft de bindend adviseur een bedrag vastgesteld in zijn rapport dat door de leverancier is verrekend met de laatste betaling van EUR 50.000. Het grootste deel van de factuur is vervolgens door ons geïncasseerd.

Conclusie

Dit betalingsgeschil onderstreept het belang van duidelijke contracten, gedegen kwaliteitscontroles en doordachte juridische strategieën in de B2B-sector om onbetaalde rekeningen te incasseren. Voorkomen is beter dan genezen: heldere afspraken en proactieve communicatie kunnen veel juridische conflicten voorkomen, waardoor uw facturen sneller worden betaald. Wanneer toch een dispuut over een factuur ontstaat, kan een effectieve aanpak met onafhankelijke deskundigen en alternatieve geschillenbeslechting kostbare rechtszaken voorkomen. Alles maar met één doel: zo spoedig mogelijk uw onbetaalde rekening incasseren. Een goede vloer moet stevig en betrouwbaar zijn – net als de afspraken tussen zakelijke partners.

Neem contact met ons op

Elke incasso opdracht is uniek. We adviseren je graag op maat over de beste aanpak voor jouw persoonlijke situatie. Neem vandaag nog contact met ons op via 085-160 29 29. We helpen je graag.