Hoe bewijs je de ontvangst van jouw brieven?

De betrouwbaarheid van de postbezorging staat onder druk. Steeds vaker komen facturen, aanmaningen en (sommatie)brieven niet of met grote vertraging aan. Dat is een probleem als deze brief juridische consequenties heeft, bijvoorbeeld een betalingsverplichting. De wet heeft hiervoor een theorie ontwikkeld, namelijk de ‘ontvangsttheorie’.

De ontvangsttheorie houdt in dat een verklaring pas werking heeft zodra zij in de macht is van de geadresseerde gekomen, zodanig dat deze er kennis van kan nemen. Dit houdt niet per se in dat de geadresseerde de verklaring daadwerkelijk heeft gelezen, maar slechts dat hij redelijkerwijs de kans had om kennis te nemen van de inhoud ervan. De ontvangsttheorie bevordert zo rechtszekerheid en duidelijkheid in het rechtspersonen- en contractenrecht.

Wettelijke grondslag

De ontvangsttheorie is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek: “Een tot een persoon gerichte verklaring die hem moet bereiken, heeft pas werking nadat zij hem heeft bereikt.”

Praktische gevolgen

De ontvangsttheorie heeft onder meer consequenties voor:

Het bepalen van het tijdstip waarop een overeenkomst tot stand komt;
Opzegging van overeenkomsten;
Juridische consequenties van niet tijdig betalen van een factuur en aanmaning(rente, incassokosten etc.);
Ingebrekestelling en formele sommatiebrieven;

Uitzonderingen en nuances

In uitzonderlijke gevallen kan van de ontvangsttheorie worden afgeweken, bijvoorbeeld indien een brief de geadresseerde niet heeft bereikt door diens eigen toedoen of nalatigheid. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat er geen adreswijziging is doorgegeven of dat een opgegeven e-mailadres niet meer actief is.

Oplossing Jurato Incasso

Wij denken als Jurato Incasso niet in problemen, maar altijd in oplossingen. Om er zeker van te zijn dat brieven wel worden ontvangen, adviseren wij de volgende juridisch rechtsgeldige mogelijkheden.

Verzending per e-mail. Ontvangstbevestiging kan worden gevraagd, maar door de ontvanger ook worden geweigerd. Het moment waarop het bericht het digitale domein van de geadresseerde bereikt (inbox, webportaal, systeem voor gegevensverwerking) is beslissend; feitelijke lezing is niet vereist volgens vaste jurisprudentie.
Gekwalificeerde elektronische aangetekende bezorging (QERDS). Dit heeft dezelfde rechtsgevolgen als een aangetekende postzending volgens de Europese Verordening (eIDAS).
Deurwaardersexploot. Het is mogelijk om juridisch belangrijke brieven of ingebrekestellingen met grote juridische gevolgen per deurwaardersexploot te laten bezorgen. Ook sommatiebrieven waarin betaling wordt gevorderd van hoge geldsommen, kunnen op deze manier worden verzonden. Het voordeel is dat de brief dan wordt geacht te zijn ontvangen, zelfs wanneer de geadresseerde niet thuis is of weigert de brief van de deurwaarder in ontvangst te nemen.
Bij lagere belangen, is het advies om de brief per aangetekende post te laten bezorgen. Echter, dit biedt geen 100% zekerheid, omdat de ontvanger ontvangst toch kan betwisten. Een afgiftebewijs van PostNL toont enkel aan dat er een zending is aangeboden en aangenomen, en zegt niets over de inhoud. Daarnaast kan de envelop leeg zijn, wat een geadresseerde in 2012 beweerde en door de rechtbank werd overgenomen.

Kortom, afhankelijk van jouw specifieke situatie, kun je kiezen uit een van bovenstaande mogelijkheden om er zeker van te zijn dat jouw facturen en brieven aankomen bij de geadresseerde. Neem geen risico bij hogere financiële belangen en kies voor de variant die passend is. Voorkomen is beter dan genezen.